Dalam pengelolaan apotek, setiap pembelian obat dari Pedagang Besar Farmasi (PBF) wajib melalui dokumen resmi yang disebut surat pesanan. Dokumen ini tidak hanya sekadar formalitas, melainkan juga bukti legal bahwa obat diperoleh dari jalur distribusi yang sah. Karena perannya yang sangat penting, memahami prosedur pembuatan surat pesanan menjadi hal yang wajib bagi apoteker maupun tenaga kefarmasian.
Dasar Regulasi Surat Pesanan
Kewajiban penggunaan surat pesanan dalam pengadaan obat diatur secara jelas dalam regulasi pemerintah.
Permenkes RI No. 30 Tahun 2014 tentang Pengadaan Obat Pasal 10 ayat (1):
“Setiap pengadaan obat dari Pedagang Besar Farmasi harus dilakukan dengan menggunakan Surat Pesanan yang ditandatangani oleh Apoteker Penanggung Jawab Apotek.”
Selain itu, untuk obat psikotropika dan narkotika, ada aturan tambahan yang lebih ketat:
Peraturan Kepala BPOM RI No. 4 Tahun 2018 tentang Pengawasan Pemasukan Obat Narkotika dan Psikotropika:
“Pengadaan narkotika dan psikotropika hanya dapat dilakukan dengan Surat Pesanan khusus yang ditandatangani Apoteker Penanggung Jawab serta dilaporkan kepada instansi berwenang.”
Regulasi ini menegaskan bahwa SP bukan hanya dokumen administratif, tetapi juga alat pengawasan distribusi obat yang krusial.
Langkah Pertama: Menentukan Kebutuhan Obat
Prosedur pembuatan surat pesanan dimulai dari identifikasi stok obat di apotek. Apoteker Penanggung Jawab Apotek (APA) memeriksa kartu stok, laporan pembelian, atau hasil stok opname untuk mengetahui obat mana yang perlu ditambah. Langkah ini sangat krusial, karena kesalahan dalam pencatatan bisa menyebabkan kelebihan stok atau justru kekosongan obat penting.
Menyusun Daftar Pesanan
Setelah mengetahui kebutuhan, langkah berikutnya adalah menyusun daftar obat yang akan dipesan. Daftar ini harus mencakup nama obat, bentuk sediaan, serta jumlah yang dibutuhkan. Penyusunan daftar bukan sekadar menuliskan nama obat, tetapi juga memastikan bahwa pesanan sesuai dengan kebutuhan pelayanan pasien. Dengan begitu, apotek tetap efisien dalam pengelolaan persediaan dan tidak membuang anggaran untuk obat yang tidak terlalu diperlukan.
Membuat Dokumen Surat Pesanan
Tahap selanjutnya adalah membuat dokumen surat pesanan. Dokumen ini harus menggunakan kop surat apotek, memuat identitas apotek, nomor izin praktik, nama PBF tujuan, serta rincian obat yang dipesan. SP juga harus diberi nomor berurutan agar mudah dilacak di kemudian hari. Pembuatan dokumen bisa dilakukan dengan diketik agar lebih rapi dan mengurangi risiko salah tulis.
Pengesahan dan Pengiriman
Setelah dokumen selesai, prosedur pembuatan surat pesanan mengharuskan adanya tanda tangan basah dari Apoteker Penanggung Jawab. Tanpa tanda tangan ini, surat pesanan dianggap tidak sah. Setelah ditandatangani, SP dicetak minimal dua rangkap: satu dikirim ke PBF, satu lagi disimpan sebagai arsip di apotek. Pengiriman bisa dilakukan melalui sales, kurir, atau pos, tergantung ketentuan dari PBF.
Pengarsipan dan Audit
Satu hal yang tidak kalah penting adalah pengarsipan. Salinan surat pesanan harus disimpan dengan rapi dalam map, buku agenda, atau folder khusus. Regulasi mewajibkan apotek untuk menyimpan arsip SP minimal selama dua tahun. Dokumen ini akan sangat diperlukan jika suatu saat apotek menjalani audit dari Dinas Kesehatan atau BPOM.
Hal-Hal yang Harus Diperhatikan
Dalam menjalankan prosedur pembuatan surat pesanan, ada beberapa poin penting yang perlu diperhatikan. Pertama, pastikan seluruh data terisi lengkap dan benar. Kedua, nomor SP harus berurutan agar mudah dilacak. Ketiga, jangan pernah melupakan tanda tangan Apoteker Penanggung Jawab, karena itu menjadi kunci sahnya dokumen. Keempat, perhatikan jenis obat tertentu seperti psikotropika atau narkotika yang memiliki format SP khusus sesuai regulasi.
Penutup
Prosedur pembuatan surat pesanan adalah bagian penting dalam tata kelola apotek yang tidak boleh disepelekan. Setiap langkah, mulai dari pengecekan stok hingga pengarsipan, memiliki peran penting untuk memastikan obat yang masuk ke apotek legal, aman, dan sesuai regulasi. Dengan memahami dan menerapkan prosedur ini dengan benar, apotek tidak hanya memenuhi kewajiban hukum, tetapi juga menjaga kepercayaan pasien dan kelancaran operasional sehari-hari.
📑 Kelola Surat Pesanan Apotek Tanpa Ribet dengan SimSehat
Membuat surat pesanan secara manual memang wajib sesuai regulasi. Namun, cara ini sering menyulitkan: harus berurutan, rawan salah format, dan menyita waktu saat pengarsipan maupun audit.
SimSehat hadir untuk menyederhanakan proses tersebut. Dengan sistem digital, setiap surat pesanan otomatis tercatat, terformat sesuai regulasi, dan mudah dilacak kapan saja. Anda tidak perlu lagi pusing dengan penomoran manual atau dokumen tercecer.
👉 Daftar SimSehat sekarang, gratis tanpa biaya langganan.
Kelola surat pesanan lebih praktis, patuh aturan, dan hemat waktu—cukup lewat satu aplikasi.